Fie ca vorbim de evenimente corporate sau de petreceri private, organizatorii trebuie sa fie atenti la cateva aspecte elementare pentru succesul evenimentului. Cu toate ca multi vor replica faptul ca detaliile fac diferenta, expertii nostri sunt de parere ca inainte de organizarea propriu-zisa, trebuie sa ai in vedere sa eviti astfel de greseli:
1. Nu iti stabilesti obiectivul.
Chiar daca esti responsabil de lansarea unui produs, de realizarea unei conferinte sau de organizarea propriei nunti trebuie sa stii concret de ce inviti acele persoane, care este scopul pentru care tu vrei sa se alature evenimentului tau si cu ce amintire vrei sa ramana in urma acelei intalniri.
Poate parea paradoxal, dar nu de putine ori ne-am intalnit cu situatia in care sa nu se cunoasca obiectivul evenimentului, fapt care ingreuneaza realizarea planului de eveniment.
2. Nu iti calculezi corect bugetul
Factori ca stresul, lipsa de timp, prezenta emotiilor pot determina realizarea unui plan de buget sumar, in care fie sunt omise produse sau servicii indispensabile, fie nu se fac estimari corecte cu numarul de invitati si ce necesita prezenta acestora.
3. Nu iti alegi corect furnizorii
Aici discutia este dezvoltata pe mai multe niveluri deoarece trebuie sa ai in vedere aspecte ca:
– Atitudinea pe care furnizorul o are fata de client. Si aici, ne gandim atat la tonul vocii de la telefon sau al textului din e-mail, la rapiditatea cu care ne raspunde, la amabilitatea de a raspunde la diverse intrebari, care chiar daca par banale sunt importante in relatia furnizor-client.
– Capacitatea tehnica si volumul de produse. Trebuie verificata gama de produse, starea lor de functionalitate si daca exista o echipa tehnica sa fie alaturi de tine la montarea si demontarea lor.
– Raportul calitate-pret. Aici se pot realiza numeroase greseli, cu atat mai mult cu cat punctul 2 nu este indeplinit corect, pentru ca din lipsa unui plan de buget corect se incearca achizitionarea unor produse de slaba calitate, dar care sa faca fata provocarilor intr-un mod cat mai profesional, lucrur rar intalnit. In situatia in care gasim produse similare si cu preturi diferite trebuie sa analizam de ce sunt diferite costurile, ce aduce in plus fiecare, daca exista costuri ascunse si cat de util este fiecare produs in parte.
– Transparenta. Daca furnizorul nu are nimic de ascuns, atunci cu siguranta va permite vizita clientului la sediu sau la depozit pentru a verifica produsele inainte sau de a discuta ultimele aspecte cu managementul ori chiar cu personalul de transport si montaj.
Din fericire, agentia Yes Events indeplineste cu succes criteriile de mai sus si in plus te ajuta cu drag la indeplinirea tuturor cerintelor pentru a realiza evenimentul cu multe laude la final.
